कलेक्टर का बड़ा फैसला: अब कलेक्टर कार्यालय में नहीं आएगी भौतिक डाक और फाइलें

ई-ऑफिस और अधिकृत ई-मेल से ही होंगे सभी प्रकरणों के प्रेषण, पेपरलेस प्रशासन को बढ़ावा

रतलाम, 3 सितंबर 2026। जिला प्रशासन में शासकीय कार्यों को अधिक तेज, पारदर्शी और पेपरलेस बनाने की दिशा में कलेक्टर श्री अजय कटेसरिया ने महत्वपूर्ण निर्देश जारी किए हैं। अब कलेक्टर कार्यालय में अधीनस्थ कार्यालयों से भौतिक डाक अथवा भौतिक फाइलों का प्रेषण तत्काल प्रभाव से बंद कर दिया गया है।

कलेक्टर ने जिले के सभी अनुविभागीय अधिकारी (राजस्व) एवं तहसीलदारों को निर्देश दिए हैं कि जिन प्रकरणों में आदेश, अनुमोदन, स्वीकृति, निर्णय अथवा किसी अन्य प्रकार की कार्रवाई अपेक्षित है, उन्हें अनिवार्य रूप से ई-ऑफिस की ई-फाइल प्रणाली के माध्यम से ही भेजा जाए।

जानकारी और प्रतिवेदन ई-मेल से

जिन मामलों में कलेक्टर कार्यालय अथवा किसी जिला स्तरीय कार्यालय द्वारा केवल जानकारी, प्रतिवेदन, तथ्यात्मक विवरण या अभिमत मांगा गया है, उनका जवाब संबंधित शाखा अथवा अधिकारी की अधिकृत ई-मेल आईडी पर भेजा जाएगा। ऐसे मामलों में अलग से भौतिक पत्र या नस्ती भेजने की आवश्यकता नहीं होगी।

प्रशासन ने स्पष्ट किया है कि केवल पत्र अग्रेषित करने, जानकारी उपलब्ध कराने या सामान्य पत्राचार के लिए भी भौतिक डाक का आवागमन नहीं किया जाएगा। अत्यंत अपरिहार्य वैधानिक परिस्थिति को छोड़कर शासकीय कार्य डिजिटल माध्यम से ही किए जाएंगे।

सीएम हेल्पलाइन के मामलों में अलग TOC फाइल

सीएम हेल्पलाइन के Special Closure से जुड़े मामलों के लिए प्रत्येक शिकायत की अलग TOC फाइल तैयार की जाएगी। शिकायत से संबंधित आदेश-पत्रिका, प्रतिवेदन एवं अन्य आवश्यक दस्तावेज उसी TOC में क्रमबद्ध रूप से संलग्न किए जाएंगे और सक्षम स्तर से अनुमति लेकर ई-फाइल पर प्रेषित किए जाएंगे।

प्रत्येक शिकायत के लिए अलग-अलग ई-फाइल बनाने की आवश्यकता नहीं होगी, लेकिन हर शिकायत की TOC अलग और स्पष्ट रूप से पहचान योग्य होना अनिवार्य रहेगा। सीएम हेल्पलाइन से जुड़े मामलों के लिए 30 सितंबर 2026 तक एक माह की संक्रमणकालीन छूट दी गई है।

अधीनस्थ कर्मचारियों को भी जानकारी देने के निर्देश

कलेक्टर ने सभी एसडीएम एवं तहसीलदारों को निर्देशित किया है कि वे अपने अधीनस्थ शाखाओं एवं कर्मचारियों को भी नई व्यवस्था से अवगत कराएं। साथ ही कलेक्टर कार्यालय में किसी भी प्रकार की भौतिक डाक या फाइल डिस्पैच नहीं करने और निर्देशों का कड़ाई से पालन सुनिश्चित करने के निर्देश दिए गए हैं।

एमपी हेडलाइंस | रतलाम